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Empresas de Santa Helena e região devem dar mais atenção a gestão de documentos e informações

Empresas de Santa Helena e região devem dar mais atenção a gestão de documentos e informações

 

Da Redação/RGL

 

 

Empresas de diferentes municípios da região Oeste estiveram representadas na oficina promovida pelo Serviço Brasileiro de apoio às Micro e Pequenas Empresas-Sebrae, Doc Expert e Digitaldoc. Para o presidente da Associação das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação do Oeste do Paraná-Iguassu-IT, Roberto Carpes, ter o controle sobre a produção, gestão e arquivamento de documentos e informações é uma prática que pode proporcionar resultados positivos.

Camila Vila Verde explica que, a gestão consiste de um conjunto de ações que definem como os documentos e informações tramitam e são arquivados dentro da empresa, com base no cadastro, indexação e classificação.

A consultora ressalta que, todos os processos de trabalho, execução de atividades diárias, tomadas de decisões são baseadas em informações. As pessoas utilizam, consomem, produzem, arquivam informações e, gerenciar os insumos pode melhorar demais processos, conforme Camila Vila Verde.

A gestão não costuma ser o foco das empresas e, sim, é vista como uma atividade auxiliar. O erro é negligenciar o processo, segundo o diretor executivo da Digitaldoc, Nérisson Leonhart. Muitas empresas e organizações somente despertam para a importância da gestão eficaz quando há um problema instalado, o que dificulta, ou impede a solução de um problema, de acordo com a consultora da Doc Expert.

Segundo os especialistas no assunto, o investimento para iniciar os procedimentos vai depender muito do tamanho e estrutura da empresa. O importante é definir a matriz de responsabilidade, ou seja, uma pessoa que fará, ou coordenará a gestão de documentos. Em seguida pode se fazer o estudo sobre a necessidade da utilização de equipamentos e sistemas para arquivamento, conforme Camila Vila Verde.

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